Conditions générales d’utilisation

1. Objet et acceptation

Les présentes conditions générales d’utilisation (« CGU ») régissent l’accès et l’utilisation du service en ligne Libcab(le « Service »), édité par la personne identifiée dans les mentions légales (l’« Éditeur »).

Les CGU sont acceptées lors de la création du compte, qui en rappelle l’existence et l’emplacement. Elles s’appliquent aussi à tout utilisateur invité dans un cabinet. Les offres payantes sont en outre régies par les conditions générales de vente (« CGV »). Le traitement des données de compte est décrit dans la politique de confidentialité.

2. Définitions

• Utilisateur : professionnel titulaire d’un compte, agissant pour les besoins de son activité professionnelle — praticien paramédical ou de santé, ou personne qu’il a invitée dans son cabinet.
• Patient : personne dont l’Utilisateur saisit ou traite les données dans le Service. Le Patient n’est pas partie aux CGU.
• Cabinet : regroupement de plusieurs Utilisateurs au sein du Service.
• Contenus : toutes les données que l’Utilisateur saisit, importe ou génère dans le Service (dossiers, notes, bilans, documents, factures, messages…).

3. Accès au Service et compte

Le Service est réservé aux professionnels. L’Utilisateur fournit des informations exactes et à jour, notamment sa profession et, le cas échéant, son numéro RPPS. Un compte est strictement personnel : les identifiants ne se partagent pas, y compris au sein d’un cabinet, où chaque personne dispose de son propre compte.

L’Utilisateur préserve la confidentialité de ses identifiants et active la double authentification proposée par le Service. Toute action réalisée depuis son compte est réputée faite par lui. Il signale sans délai à l’Éditeur toute utilisation non autorisée ou toute suspicion de compromission.

4. Nature et limites du Service

Libcab est un outil de gestion de cabinet et d’aide à la rédaction : agenda et réservation en ligne, dossiers patients, séances et bilans, tests psychomoteurs, documents, facturation, rappels, téléconsultation et fonctionnalités d’intelligence artificielle. Son périmètre peut évoluer.

Le Service ne pose aucun diagnostic et ne propose aucune décision thérapeutique. Les calculs, cotations, classifications et graphiques sont des aides à la lecture. Ils sont établis à partir de formules et de seuils publics, ou des tables de conversion que l’Utilisateur saisit lui-même. L’Utilisateur reste seul juge de ses décisions cliniques.

Le Service n’assure ni la télétransmission de feuilles de soins, ni la lecture de carte Vitale, ni aucun flux avec l’Assurance maladie.

5. Obligations de l’Utilisateur

L’Utilisateur s’engage à :

• respecter les obligations légales, réglementaires et déontologiques de sa profession, notamment le secret professionnel et la tenue des dossiers patients ;
• informer ses Patients du traitement de leurs données et de l’usage d’un logiciel hébergé, et ne saisir que les données nécessaires à leur prise en charge ;
• disposer d’un fondement légal pour les messages envoyés à ses Patients depuis le Service (rappels, avis d’annulation, liens de paiement ou de visioconférence), et ne jamais les utiliser à des fins de prospection ;
• ne pas importer de données (par exemple depuis un autre logiciel) qu’il n’aurait pas le droit de transférer ;
• ne pas porter atteinte à la sécurité ou à la disponibilité du Service (intrusion, extraction automatisée, surcharge, contournement des limites techniques, ingénierie inverse) ;
• ne publier sur sa page publique de réservation aucun contenu illicite, trompeur ou contraire aux règles de communication de sa profession.

6. Intelligence artificielle et dictée vocale

Les fonctionnalités d’intelligence artificielle (mise en forme de notes, retouche de texte, structuration d’une dictée, synthèse « version familles », comptes rendus de séances) produisent des propositions. L’IA propose, l’Utilisateur valide : aucun texte généré n’est intégré à un document sans qu’il puisse le relire, le modifier ou le rejeter. Il demeure l’auteur des documents qu’il produit et remet à des tiers.

Ces traitements sont confiés à Mistral AI, prestataire européen. Seules les données nécessaires à la tâche demandée lui sont transmises. Elles ne servent pas à entraîner de modèle. Un nombre maximal d’utilisations quotidiennes peut s’appliquer pour préserver la qualité du Service.

Dictée vocale. Deux moteurs sont proposés dans les réglages. Le moteur du navigateur, activé par défaut, transmet l’audio à l’éditeur du navigateur (par exemple Google pour Chrome) : ce traitement échappe au périmètre de l’Éditeur et à l’hébergement HDS. Le moteur Voxtral (Mistral AI) traite l’audio dans le cadre décrit ci-dessus, sans le conserver. L’Utilisateur qui dicte des informations permettant d’identifier un Patient choisit le moteur Voxtral.

7. Tests psychomoteurs et étalonnages

Le Service n’embarque que des formules, seuils et conventions publics. Il ne fournit aucune donnée normative de test édité (table de conversion, moyenne, écart-type, percentile publiés par un éditeur).

Pour utiliser un test édité, l’Utilisateur atteste détenir une licence valide ; cette attestation est horodatée et conservée. Il saisit alors lui-même ses tables de conversion, depuis le manuel dont il dispose. Ces tables restent strictement privées à son compte : elles ne sont ni partagées avec d’autres comptes, ni agrégées, ni utilisées à une autre fin. L’Utilisateur est seul responsable du respect des droits de l’éditeur du test et de l’exactitude des valeurs saisies.

8. Travail en cabinet

Le propriétaire d’un cabinet peut inviter d’autres professionnels. Les rôles attribués servent à l’administration du cabinet et ne donnent accès à aucune donnée. Par défaut, rien n’est partagé entre membres. Chaque Utilisateur décide, collègue par collègue, d’ouvrir en lecture seule son calendrier (créneaux occupés, sans identité du patient), sa liste de patients (sans dossier ni coordonnées) ou sa liste d’attente.

L’Utilisateur qui ouvre un partage en assume la décision au regard de son secret professionnel. Il peut le refermer à tout moment. Retirer un membre du cabinet révoque les partages dans les deux sens. L’orientation d’un patient vers un collègue ne transmet ses données qu’après acceptation de ce collègue.

9. Communication avec les Patients

• Page publique et réservation en ligne : l’Utilisateur est responsable du contenu de sa page, de ses disponibilités et des rendez-vous qu’il accepte.
• Rappels SMS, WhatsApp et e-mail : ils sont limités à la gestion des rendez-vous et de la relation de soin, et respectent les préférences exprimées par le Patient.
• Téléconsultation : l’Utilisateur s’assure qu’elle est adaptée à la situation du Patient et recueille son accord. Les messages et documents échangés pendant l’appel sont conservés dans le dossier du Patient, qui en est informé sur sa page de connexion.

10. Facturation des patients et des structures

Le Service calcule, numérote et met en forme les factures et devis de l’Utilisateur. Ce dernier reste responsable de leur exactitude, des mentions qui lui incombent (régime de TVA, identification, conditions de règlement) et de leur conservation pendant la durée exigée par la loi.

Les actes de soin étant exonérés de TVA, ils n’entrent pas dans le champ de l’obligation d’émission de factures électroniques. Le Service permet de déposer une facture sur Chorus Pro lorsque le destinataire est une entité publique, de télécharger un fichier au format européen (EN 16931) et de recevoir les factures des fournisseurs.

Un dépôt sur Chorus Pro n’est jamais automatique. Il résulte d’une action explicite de l’Utilisateur et ne peut pas être annulé par l’Éditeur. Libcab n’est pas une plateforme agréée : il se raccorde à Chorus Pro et, pour la réception, à une plateforme agréée partenaire.

11. Hébergement des données de santé

Les Contenus sont hébergés en France par Scaleway SAS, hébergeur certifié HDS (article L.1111-8 du Code de la santé publique) pour les prestations d’hébergement souscrites par l’Éditeur. Les mesures de sécurité comprennent notamment le chiffrement des échanges, le chiffrement des secrets d’authentification, la double authentification, le cloisonnement des données par praticien, la journalisation des accès et des sauvegardes régulières.

12. Données des Patients : engagements de l’Éditeur

Pour les données que l’Utilisateur saisit sur ses Patients, l’Utilisateur est responsable du traitement et l’Éditeur est son sous-traitant au sens de l’article 28 du RGPD. Le présent article constitue l’accord de sous-traitance entre eux.

12.1 Objet et instructions

L’Éditeur traite ces données pour la seule fourniture du Service, pendant la durée du contrat, conformément aux instructions de l’Utilisateur. Ces instructions sont exprimées par les CGU et par l’usage qu’il fait des fonctionnalités. Les données concernées sont l’identité et les coordonnées des Patients et de leurs proches, les données administratives et de facturation, et les données de santé. L’Éditeur signale à l’Utilisateur toute instruction qui lui paraîtrait contraire à la réglementation.

12.2 Confidentialité et accès

Les personnes autorisées à intervenir sur le Service sont soumises à une obligation de confidentialité. L’Éditeur n’accède au contenu d’un dossier patient que sur demande expresse de l’Utilisateur (support) ou pour satisfaire une obligation légale. Il ne réutilise jamais ces données pour son propre compte, ne les vend pas et ne les exploite pas à des fins commerciales.

12.3 Sous-traitants ultérieurs

L’Utilisateur autorise l’Éditeur à recourir aux sous-traitants suivants, tenus aux mêmes obligations de protection des données :

• Scaleway SAS — Hébergement certifié HDS de l’application, des bases de données, des documents et des sauvegardes (France).
• Mistral AI — Fonctionnalités d’intelligence artificielle : aide à la rédaction, synthèses, comptes rendus, transcription vocale (option Voxtral) (Union européenne).
• Brevo (Sendinblue SAS) — Envoi des e-mails : rappels, factures, devis, liens de visioconférence (Union européenne).
• Bird (MessageBird B.V.) — Envoi des rappels et avis par SMS et WhatsApp (Pays-Bas).
• Twilio Inc. — Acheminement de secours des SMS (États-Unis — clauses contractuelles types).
• Stripe Payments Europe Ltd — Liens de paiement en ligne des factures patients (Irlande).
• PostHog Inc. — Mesure d’usage de l’application et remontée d’erreurs (Union européenne).
• Google Ireland Ltd — Synchronisation avec Google Agenda, uniquement si vous l’activez (Union européenne et États-Unis — Data Privacy Framework).
• Microsoft Ireland Operations Ltd — Synchronisation avec Outlook, uniquement si vous l’activez (Union européenne et États-Unis — Data Privacy Framework).
• SUPER PDP — Réception des factures de vos fournisseurs, uniquement si vous raccordez ce service (France).

L’Éditeur informe l’Utilisateur de tout ajout ou remplacement au moins 30 jours à l’avance. L’Utilisateur qui s’y oppose pour un motif légitime peut résilier son abonnement sans frais avant la prise d’effet.

12.4 Violation de données

L’Éditeur notifie à l’Utilisateur toute violation de données le concernant dans un délai maximal de 48 heures après en avoir pris connaissance. La notification comprend les informations dont il dispose pour permettre à l’Utilisateur de satisfaire ses propres obligations envers la CNIL et les Patients.

12.5 Assistance

L’Éditeur aide l’Utilisateur, dans la mesure du possible, à répondre aux demandes d’exercice des droits des Patients (accès, rectification, effacement, portabilité) et à réaliser une analyse d’impact. Il met à sa disposition la documentation nécessaire pour démontrer le respect de ses obligations. Un audit sur place peut être organisé une fois par an, aux frais de l’Utilisateur, moyennant un préavis de trente jours et un engagement de confidentialité.

12.6 Sort des données en fin de contrat

L’Utilisateur peut exporter ses données à tout moment, y compris après la fin de son essai ou de son abonnement. À l’issue d’une période de 3 mois suivant la fin de l’accès, l’Éditeur supprime définitivement les Contenus. Les sauvegardes sont effacées au terme de leur cycle de rotation. Seules sont conservées les données que la loi oblige l’Éditeur à garder, comme les factures d’abonnement qu’il a émises.

13. Disponibilité et support

L’Éditeur met en œuvre les moyens raisonnables pour que le Service soit accessible en continu, sans garantie de disponibilité ininterrompue. Des interruptions peuvent survenir pour maintenance, mise à jour, incident ou défaillance d’un prestataire. Les maintenances planifiées sont, dans la mesure du possible, réalisées en dehors des horaires de consultation habituels. Le support est assuré par e-mail, les jours ouvrés.

L’Éditeur peut faire évoluer le Service. Lorsqu’il retire une fonctionnalité substantielle, il en informe les Utilisateurs dans un délai raisonnable et leur laisse le temps d’exporter les données concernées.

14. Suspension

L’Éditeur peut suspendre un compte, après notification lorsque la situation le permet, en cas de manquement grave aux CGU, de risque pour la sécurité du Service ou d’autres utilisateurs, ou d’usage manifestement illicite. En cas d’urgence, la suspension peut être immédiate. L’Utilisateur est alors informé du motif et des moyens d’y remédier.

15. Propriété intellectuelle

Le Service, son code, ses interfaces, ses trames de bilan, sa documentation et ses marques restent la propriété de l’Éditeur. L’Utilisateur bénéficie d’un droit d’usage personnel et non exclusif pendant la durée de son accès.

L’Utilisateur conserve tous ses droits sur ses Contenus. Il concède à l’Éditeur le seul droit de les héberger, de les reproduire et de les transmettre dans la mesure nécessaire à la fourniture du Service.

16. Responsabilité

L’Éditeur est tenu d’une obligation de moyens. Il n’est pas responsable des décisions cliniques, administratives ou comptables de l’Utilisateur, de l’exactitude des Contenus saisis, ni des dommages résultant d’un usage non conforme aux CGU. Il n’est pas davantage responsable des services tiers que l’Utilisateur choisit d’activer (agenda externe, navigateur pour la dictée par défaut, messagerie du Patient).

Sauf faute lourde ou dolosive, la responsabilité de l’Éditeur est limitée aux dommages directs et prévisibles, dans la limite des sommes payées par l’Utilisateur au titre du Service au cours des 12 mois précédant le fait générateur.

Aucune des parties n’est responsable d’un manquement causé par un cas de force majeure au sens de l’article 1218 du Code civil.

17. Durée, résiliation et suppression du compte

Les CGU s’appliquent pendant toute la durée d’existence du compte. La fin de l’essai et la résiliation d’un abonnement sont régies par les CGV. L’Utilisateur peut demander à tout moment la suppression de son compte via [email protected] ou la page Contact. Il exporte auparavant les données qu’il doit conserver, notamment ses factures. Les articles 12.6, 15 et 16 survivent à la fin du contrat.

18. Modification des CGU

L’Éditeur peut modifier les CGU. Toute modification substantielle est notifiée par e-mail ou dans l’application au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. L’Utilisateur qui la refuse peut résilier son abonnement avant cette date ; à défaut, la poursuite de l’utilisation vaut acceptation. La date de dernière mise à jour figure en tête de page.

19. Droit applicable et litiges

Les CGU sont régies par le droit français. En cas de différend, les parties recherchent une solution amiable pendant trente jours à compter de la réclamation écrite de l’une d’elles. À défaut, le litige est porté devant les juridictions françaises compétentes.

20. Contact

Pour toute question relative aux CGU, à vos données ou à votre compte : [email protected] ou la page Contact.